Por meio da organização você consegue evitar problemas, solucionar falhas internas e ter mais controle sobre seu próprio negócio. 

Neste artigo iremos trazer algumas dicas de como organizar os seus processos de maneira mais eficiente. 

Padronize processos

Ao padronizar alguns processos você terá a garantia de que eles serão realizados de maneira mais eficiente e qualificada possível, mantendo uma unidade nos fluxos de sua equipe – por exemplo.

Pense no ramo de convênios odontológicos. Nesse setor é essencial padronizar desde os produtos oferecidos até a forma de atendimento e efetivação de adesão ao plano.

Isso porque essa padronização garantirá que as informações e aspectos importantes sejam realizados, as pessoas se beneficiem do seu trabalho, mais qualidade aos serviços e que ocorra a satisfação de ambas as partes. 

Para isso você pode padronizar os processos e os documentos que serão importantes para a adesão do plano, realização de procedimentos e o acesso do paciente a clínica. 

A gestão de uma clínica exige muito de todos que fazem parte desse processo. Ter funções e ações já padronizadas pode facilitar o dia a dia, além de permitir a otimização do tempo para se atentar a outros setores ou necessidades do seu negócio. 

Organize serviços e clientes 

Antes de padronizar qualquer processo é importante organizar e ter ciência de como cada tarefa será realizada. 

Quando você realiza uma boa organização, você evita que alguns fluxos do trabalho sejam esquecidos ou pulados, evitando problemas futuros para o desenvolvimento do seu negócio – como a solicitação de documentos específicos para comprovação de endereço.

Assim como cada empresa e processo tem suas variações, cada trabalho que você oferece também as possui. Por exemplo, um convênio odontológico não possui as mesmas condições que um convênio odontológico empresarial. 

É a partir da organização que você qualificará e definirá cada um desses nichos, como se relacionar com eles e como sua empresa é encontrada, pois você fará os processos frisando a importância dessas ordens serem seguidas.

Avalie cada colaborador 

Cada um de nós possui uma vocação, assim como os seus colaboradores também possuem vocações diferentes. 

Avalie o perfil de cada um deles e determine funções que se encaixem de maneira eficiente as suas especializações. 

Para os funcionários que são mais extrovertidos é possível avaliar o contato com o público, cativando novos clientes para o seu negócio e assim, trazendo bons resultados. 

No caso do exemplo anterior, essas pessoas provavelmente terão mais facilidade para explicar todas as qualidades do seu plano odontológico, atraindo as personas mais interessadas pelo seu trabalho. 

Qualifique a sua equipe 

De modo geral, é muito mais vantajoso e acessível qualificar funcionários interessados do que contratar novos ou serviços a parte.

Funcionários qualificados dentro da empresa além de se sentirem recompensados pelos seus esforços, realizam o trabalho de uma forma muito mais responsável, por respeito a oportunidade que recebeu. 

Você pode realizar treinamentos, ensinando os funcionários funções diversas, simples e importantes, para toda a clínica.

Isso ainda permite uma flexibilização da escala dos funcionários, de modo que você não dependa de apenas um funcionário para determinada função. 

Redes que trabalham com a ferramenta de convênio dentário não possuem um único profissional na área, trabalham com uma equipe especializada e bem representativa da área. 

Qualifique a sua equipe, ensine a usar os softwares e ferramentas de acesso, pois somente uma equipe bem treinada poderá te oferecer um trabalho funcional. 

Utilize ferramentas que te ajudem

Softwares de gestão e sistemas de acompanhamento financeiro podem ajudar no desenvolvimento da sua empresa e na otimização da rotina de seus colaboradores.

Isso acontece porque o uso dessas ferramentas traz mais facilidade aos fluxos e disponibilidade de realizar outras tarefas, sabendo que essa função será feita de maneira correta e padronizada por um sistema, demandando apenas o acompanhamento.

Organizadores de times e demandas também favorecem todos esses processos, a partir de bons sistemas internos e fluxos bem definidos, você terá mais produtividade e organização, satisfazendo mais ainda os seus clientes e funcionários. 

Documente tudo que realizar 

Para que você consiga ver de forma mais objetiva onde o seu dinheiro está sendo investido e quais os benefícios que você tem recebido, é importante documentar cada passo dado em seu negócio. 

Por meio dessa documentação você terá uma ideia de desempenho muito mais clara, quais as manutenções realizadas e as campanhas de marketing, por exemplo.

Com isso, será possível validar se o seu desempenho está se desenvolvendo de forma positiva e quais ações e processos precisam ser avaliados.

Mapeamento dos processos internos 

O mapeamento deve ser realizado no planejamento do negócio, na etapa inicial. Isso porque por meio do mapeamento você pode construir uma visão abrangente sobre o seu próprio negócio. 

A parte mais importante é ter total ciência das suas falhas e procurar estratégias para solucioná-las. Isso pode ser feito avaliando aspectos internos e externos, como o trabalho da concorrência, ou apostando em estratégias que te tragam um avanço sobre esse ponto. 

De maneira geral, ao construir a sua visão de negócio, não esqueça de visualizar quais são seus maiores alicerces e o que faz o seu trabalho ser procurado. Além disso, é preciso considerar a experiência do público. Afinal, o que você gostaria de receber se fosse um cliente? 

Tente estar um passo à frente dos seus clientes, oferecendo serviços e produtos de excelente qualidade que sejam úteis para cada nicho que o seu negócio abrange. 

Colocando essas dicas em prática o seu negócio conquistará um posicionamento muito bom no mercado, além de evitar possíveis problemas futuros. 

A organização de um projeto é essencial para que a sua ideia não volte novamente para a gaveta. Para isso, não exite em procurar ferramentas de suporte como softwares ou agências que possam facilitar o seu cotidiano. 

Conteúdo produzido por Dayane Goes, redatora da empresa Ideal Odonto.