O desenvolvimento de projetos tem se tornado cada vez mais comum entre as empresas. Esta, é uma forma ágil e produtiva de alcançar bons resultados com o trabalho de equipes. Porém, para que os projetos sejam eficazes nas estratégias das empresas, é preciso garantir uma excelente gestão do mesmo.

Afinal, para as organizações que buscam se posicionar com relevância e apresentar diferenciais competitivos no mercado, não dá para conduzir projetos e conviver com problemas como prazos e orçamentos estourados, além de incoerências com o escopo original.

Dessa forma, quando a gestão de projetos é bem estruturada e executada, a empresa alcança uma resolução inteligente de desafios e consegue garantir decisões mais assertivas.

Sendo assim, criamos esta lista com 7 dicas, entre estratégias e boas práticas, para te ajudar na gestão eficiente de seus projetos. Continue a leitura e veja como é possível otimizar esse gerenciamento e beneficiar a sua empresa.

O que é gestão de projetos?

Basicamente, gestão de projetos é a aplicação de estratégias, ferramentas, conhecimentos e habilidades, na execução efetiva de projetos. Esse gerenciamento permite unir os objetivos do negócio aos resultados dos projetos desenvolvidos.

À princípio, projeto precisa ter início, meio e fim, com um objetivo a ser cumprido. É isso que o diferencia de outras práticas comuns no dia a dia das empresas. Na prática, pode ser o lançamento de um produto, a oferta de um novo serviço, a nova funcionalidade de um software, entre outros exemplos. Enfim, a gestão de projetos é o controle de todas as atividades e tarefas realizadas em grupo destinadas a produzir um resultado específico, ou objetivo final. Veja agora as principais dicas para garantir que esse processo seja feito de maneira eficaz.

1 – Sim, você precisa planejar!

Antes de desenvolver qualquer projeto de sucesso, é preciso saber perfeitamente onde quer chegar, além do que deve ser feito. Mesmo que criar um planejamento seja uma dica básica, existem muitos empreendedores que se perdem justamente por iniciarem um projeto sem ter um plano estruturado.

É necessário, por exemplo:

• Identificar quem são os clientes, compreender seus interesses e expectativas em relação ao projeto;
• Definir com clareza as tarefas e responsabilidades de cada integrante do time no desenvolvimento do projeto;
• Estipular metas relevantes, alcançáveis, mensuráveis e com prazos coerentes;
• Identificar as tarefas com maior grau de risco;
• Estabelecer orçamento para cada fase ou ação do projeto, entre outros.

O mais recomendado é que esse plano seja feito juntamente com a equipe que estará envolvida. Depois disso, basta certificar que os colaboradores continuem engajados no projeto.

2 – Mantenha uma comunicação eficiente

Todos nós sabemos que manter uma comunicação clara, constante e precisa, é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, este é um requisito fundamental para a integração eficiente dos setores de uma empresa.

Na gestão de projetos não é diferente. Uma comunicação assertiva será crucial para o sucesso dos processos de desenvolvimento. Todos os envolvidos precisam manter uma comunicação consistente. Quando surgir novas atualizações e demandas, por exemplo, os membros da equipe precisam ser comunicados. Isso evitará surpresas desagradáveis durante as fases do projeto.

Ainda sobre a comunicação, é fundamental que o gerente de projeto esteja aberto para que os integrantes do time se sintam à vontade para tirar dúvidas, esclarecer os desafios e apresentar soluções.

Além disso, outras soluções podem ser adotadas, como:

• Certifique-se de que todos estejam por dentro de suas funções e responsabilidades;
• Crie um “glossário” que facilite a comunicação interna;
• Faça registros para consulta;
• Garanta que as reuniões sejam claras e objetivas, concentrando-se apenas em informações relevantes para o projeto.

3 – Faça reuniões periódicas

É impossível falar de uma gestão de projetos eficiente e não mencionar a importância de reuniões periódicas para o alinhamento do projeto.  É por meio desses encontros que a equipe entende como o desenvolvimento tem evoluído, quais objetivos já foram alcançados, o desempenho e o que falta para concluir todas as fases.

Quando isso acontece periodicamente, é mais fácil para o gestor dar feedbacks, ouvir a equipe, alinhar ideias e reunir as melhores soluções para uma melhor tomada de decisão. Isso também é crucial para otimizar os processos de desenvolvimento do projeto.

4 – Conheça as características da sua equipe

As habilidades e características individuais dos membros da equipe envolvida impactam diretamente no resultado final do projeto. Em uma gestão de projetos eficiente, o gestor busca conhecer profundamente os pontos fortes e fracos ligados aos integrantes do time. Isso será fundamental para a melhor distribuição de tarefas, organização dos processos e suporte aos profissionais. Com isso, você também saberá, por exemplo, o que seus colaboradores precisam para melhorar suas performances.

Com toda a equipe pronta para colocar o que tem de melhor em ação e aproveitando da melhor maneira as facilidades dos colegas, o projeto tende a ser um sucesso.

5 – Se possível, automatize tarefas

Com todos os benefícios que a tecnologia disponibiliza aos seus usuários, é impossível deixar todas as vantagens de softwares eficientes de lado. Soluções digitais são excelentes aliadas na rotina de gestão de projetos. Afinal, com a ferramenta certa é possível automatizar, controlar e mensurar dados de procedimentos e tarefas importantes no processo de desenvolvimento.

Com o apoio de uma solução tecnológica na gestão de projetos, é possível agilizar tanto a comunicação entre os times de trabalho quanto as próprias tarefas executadas nos processos.

6 – Gerencie projetos de forma ágil

Quando falamos de gestão e inovação, é impossível não citar as metodologias ágeis, que atualmente estão no todo das tendências. Das startups às grandes corporações, a abordagem ágil tem revolucionado a gestão e acelerado projetos.

Na metodologia ágil, a equipe de trabalho deixa para trás os desafios da gestão burocrática e desenvolve seus próprios sistemas de trabalho, mais rápidos, flexíveis, dinâmicos e precisos. Esta solução tem sido fundamental principalmente no desenvolvimento de softwares sob demanda.

A metodologia ágil está ligada a forma como a gestão de projetos responde e se adapta às mudanças e necessidades durante os processos de desenvolvimento. O foco em um gerenciamento ágil está em priorizar o que realmente irá agregar valor ao produto final.

O mais comum é que em ambientes ágeis, as equipes envolvidas no projeto possuem mais autonomia e capacidade técnica para se auto-gerenciarem e explorarem possibilidades e soluções em busca das metas e objetivos.

Alguns dos modelos mais aplicados são conhecidos por alcançarem resultados excelentes.

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7 – Conte com uma empresa parceira para o desenvolvimento de seus projetos

No caso de projetos que envolvam a criação de uma solução digital, software customizado sob demanda, entre outras ferramentas e produtos tecnológicos, sua empresa pode optar por substituir o investimento em uma equipe de desenvolvimento pelo serviço de uma empresa parceira.

Atualmente, fábricas de softwares e empresas especialistas no desenvolvimento de soluções digitais conseguem mergulhar profundamente na ideia do seu projeto e criar soluções únicas que atendam perfeitamente as necessidades e expectativas do seu negócio. Esta também é uma boa oportunidade para contar com um time que possui expertise no assunto.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado na sua estratégia. Caso ainda tenha dúvidas sobre o assunto ou queira saber mais sobre o desenvolvimento de soluções digitais, se inscreva em nossa newsletter ou entre em contato.